Kita semua menjadi jauh lebih baik dalam menemukan tombol unmute di Zoom kita. Namun tetap penting bagi karyawan untuk mempraktikkan etiket konferensi video yang baik, apakah mereka sedang rapat di meeting room jakarta atau jarak jauh. Buat daftar tips yang sesuai untuk organisasi Anda dan distribusikan ke karyawan Anda. Berikut adalah beberapa ide untuk Anda mulai:

Tip 1: Siapkan dokumen sebelumnya

Jika Anda memimpin presentasi atau menelusuri agenda proyek, penting untuk menyiapkan dokumen tersebut dan menampilkannya di desktop Anda sebelum rapat dimulai. Itu akan membuat berbagi layar Anda menjadi proses yang jauh lebih efisien. Selain itu, pastikan Anda meminimalkan layar atau tab apa pun yang tidak relevan dengan rapat karena dapat mengganggu Anda dan peserta lainnya.

Kiat 2: Berikan kesempatan kepada peserta jarak jauh untuk berbicara

Saat Anda menjalankan rapat di tempat, wajar untuk fokus pada wajah yang Anda lihat di depan Anda. Namun, selalu ingat untuk menjeda dan memberikan kesempatan kepada peserta jarak jauh untuk berbicara. Mungkin perlu beberapa detik lebih lama bagi peserta jarak jauh untuk membunyikan dirinya sendiri dan menemukan waktu untuk berbicara, jadi pastikan Anda memberi ruang bagi orang jarak jauh untuk berbicara .

Tip 3: Perhatikan bahasa tubuh

Bahasa tubuh dan ekspresi wajah dapat mengungkapkan banyak hal tentang perasaan peserta rapat atau apakah mereka akan berbicara. Awasi jika seseorang mencondongkan tubuh ke depan dengan dagu terangkat. Ini bisa berarti mereka siap menyumbangkan sesuatu. Perhatikan juga peserta yang melihat jam. Ini mungkin berarti mereka mengadakan pertemuan lagi setelahnya dan gugup karena terlambat. Jadi berhati-hatilah dengan waktu dan energi para peserta di ruangan itu.

Tip 4: Perhatikan pembicara

Apakah Anda seorang penelepon jarak jauh atau dalam rapat di tempat, penting untuk memberikan perhatian Anda kepada orang yang memimpin rapat. Kita semua bersalah melakukan banyak tugas, tetapi penting untuk hadir dan terlibat dalam percakapan agar rapat menjadi produktif.

Tip 5: Gunakan fitur obrolan

Jika ada banyak peserta dalam rapat, akan sulit untuk mengetahui kapan atau apakah Anda harus berkontribusi. Anda juga mungkin memiliki pertanyaan tetapi tidak ingin menyela pembicara. Jadi manfaatkan fitur obrolan! Anda dapat mengirim kata-kata penyemangat atau mengajukan pertanyaan. Tuan rumah rapat akan dapat kembali dan membaca ulang obrolan tersebut.